업무 생산성을 높이는 메모

일을 원활하게 처리하기 위해서 반드시 갖추어야 할 시스템이 바로 자신만의 메모 시스템입니다.

업무는 실시간으로 이루어지고 커뮤니케이션은 시도 때도 없이 발생합니다. 안 그래도 주어진 일을 처리하느라 정신없이 바쁜 와중에 메시지가 사방팔방에서 밀어닥치면 아무리 기억력이 좋은 사람도 중요한 사항을 놓치기 일쑤입니다. 마음 같아서는 모조리 녹음을 해버리고 싶지만 그마저도 여의치 않습니다. 설사 녹음을 한다고 하더라도 그 내용을 다시 찾아들을 수 있는 시간을 바쁜 와중에 따로 빼내기가 쉽지 않습니다. 그래서 정신없는 우리에게는 각자에게 적합하게 구성된 메모 시스템이 필요합니다. 스마트폰이 될 수도 있고, 수첩이 될 수도 있습니다. 중요한 것은 어디에 적느냐보다 어떻게 적느냐입니다. 모든 메시지를 학교 수업시간 필기처럼 받아 적는 것은 녹음한 내용을 다시 듣기 힘든 것과 마찬가지로 나중에 다시 내용을 확인하기가 어렵습니다. 게다가 급하게 적은 메모는 나중에 글씨를 알아보기가 어려울 때가 많습니다. 따라서 나중에 내용을 원활하게 확인하기 위해서는 메모를 작성할 때부터 정성을 들여야 합니다.

시간이 지나서도 보기가 좋은 메모를 작성하는 대는 몇가지 방법이 있습니다. 첫번째는 도식화입니다. 메시지를 간단한 도형가 키워드로 구성하는 도식화는 2가지 측면에서 도움이 됩니다. 먼저 깔끔하게 도식화된 메시지는 나중에 보더라도 내용을 쉽게 파악할 수 있습니다. 글씨만 뒤죽박죽 적혀있는 메모보다 네모와 동그라미, 화살표 등으로 정리되어 있는 메모는 메시지를 해독하는 스트레스를 크게 줄여줍니다. 다음으로 도식화는 메모를 작성하는 그 순간 내용에 대한 이해도를 깊게 만들어 줍니다. 도식화라는 행위는 그 속성 상 핵심 내용만을 간추리고 나머지는 버리는 과정을 포함하고 있습니다. 자연스럽게 메모하는 과정에서 핵심을 파악하기 위해 노력하게 되고 키워드 간의 관계에 주목하게 됩니다. 이에 따라 단순히 받아 적을 때보다 메시지에 대한 이해도가 훨씬 깊어지게 됩니다. 도식화가 좋긴 하지만 많은 분들이 시도했다가 실패하는 이유는 자신만의 도식화 방식이 정립되지 않았기 때분입니다. 자신만의 기준을 스스로 세워보는 것도 좋은 방법이지만 마음이 급하신 분들은 시중에 나와있는 도식화 관련 책들을 참고하시는 것도 좋습니다. 누가 만들었냐 보다 더 중요한 것은 내가 도식화를 자유자재로 다룰 수 있느냐 여부입니다. 업무에 바로 적용이 어려우실 경우 일상 대화를 통해 도식화를 연습해보며 익숙해지는 것도 추천합니다.

보기 좋은 메모를 작성하기 위한 두번째 방법은 카테고리별 분할입니다. 우리가 메모하는 메시지는 몇 가지 종류도 구분할 수 있습니다. 기억을 위한 일반사항, 업무지시나 To-Do, 아이디어 등으로 나누어 볼 수 있는데 메모를 보자마자 이 메시지가 어떤 카테고리에 해당하는지를 아는 것은 메모를 확인하는 스트레스를 크게 줄여줍니다. 학교에서 필기를 할 때 4색 볼펜을 사용해 핵심 내용과 궁금한 내용, 선생님 말씀 등을 구분해서 적는 것과 비슷합니다. 다만 직장생활에서 쏟아지는 메시지는 여유롭게 4색 볼펜을 사용해가며 적기에는 무리가 있습니다. 게다가 4색 볼펜의 색상을 바꿀 때 나는 '딸칵' 소리 역시 상사 앞이나 조용한 회의장 내에서 마음껏 사용하기에는 어렵습니다. 이 때는 수첩이나 노트의 위치를 분할해서 메모하는 방식이 효과적입니다. 노트를 세로로 2~4 등분하여 좌측은 일반사항, 중앙은 지시사항, 우측은 연관된 아이디어 등을 필기해 내려가면 나중에라도 내용을 확인하기가 용이합니다. 이때 중요한 것은 같은 라인에 다른 내용을 섞어 쓰지 않는 것입니다. A라는 사안에 대한 아이디어와 To-Do는 같은 라인에 쓸 수 있겠지만 A건에 대한 아이디어와 B건에 대한 To-Do는 라인을 바꾸어 메모해야 나중에 확인하기가 좋습니다. 노트를 낭비하는 듯한 느낌이 드는 것도 사실이지만 한눈에 구분되지 않는 메모를 확인하기 위해 낭비하는 시간과 스트레스를 생각한다면 노트를 조금 듬성등섬 사용하는 것이 생산성 향상에 도움이 됩니다.